各二级学院（部）、部门：

档案和年鉴是记录我们学校发展历程的重要资料。根据《常州工程职业技术学院档案工作管理条例（修订）》（常工职院档馆〔2023〕2号）的总体要求，现接收各单位应移交校档案馆的2024年度档案材料，同时收集相关单位的年鉴材料，现将有关事项通知如下：

一、档案归档工作

（一）归档内容

2024年1月1日-12月31日形成的既能反映学校和各单位主要活动和基本历史面貌，又对学校发展和历史研究具有重要参考作用、凭证作用、研究价值的各门类档案，即各单位在工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、录音录像、实物等。

（二）归档原则

1.归档材料必须完整、真实、准确、系统，能够反映各单位活动的全过程。

2.归档材料必须遵循文件的自然形成规律，保持文件彼此间的有机联系，体现不同单位工作的特点。

（三）归档要求

1.各单位负责人高度重视各门类材料的归档工作，按照各单位《归档范围和保管期限表》（附件1），加强组织，统筹安排，为兼职档案员提供充分的条件和时间，确保其按时、高质、高效地完成立卷归档工作。

2.各单位兼职档案员认真对待归档工作，审核本单位2024年度在各项工作和活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种载体的材料是否收集齐全、完整，重要材料是否有相应的标识（例如是否加盖单位印章和单位负责人签字，是否附件齐全，承办结果是否归档，文件用笔、打印是否符合档案要求等），复印件原则上不作归档处理。

3.各单位在做好档案管理系统录入的同时，将纸质稿、实物一并移交，做到每份档案的系统录入与纸质稿或实物一一对应。照片、录音、录像、幻灯片、光盘等可以直接上传至档案管理系统。

4.各单位按照通知要求及时移交档案，同时将《常州工程职业技术学院部门立卷归档考核表》（附件2）经单位分管领导签字、加盖公章后，一并移交。

5.移交档案时，交接双方当面检查，按归档要求进行验收，不符合要求的需退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

6.档案管理系统中各单位负责人及专（兼）职档案人员角色、权限已按《档案工作分管领导及专（兼）职档案人员名单》（附件3）中人员配置。人员如有调整，请及时与档案馆联系。若遇归档工作中的疑难问题，可进档案管理交流QQ群（62023202）咨询。

（四）归档时间

档案馆分期分批接收各门类档案，时间安排如下：

1.6月10日前，接收党群档案、行政档案、教学档案、出版档案、外事档案、财会档案。

2.9月30日前，接收科研档案、基建档案、设备实物档案。

3.全年接收声像档案、实物档案。

二、年鉴材料收集

（一）收集范围

《常州工程职业技术学院2024年年鉴》收录的时间范围为2024年1月1日至2024年12月31日。凡属时间范围内反映学校各方面工作情况的文字、表格、图片等材料均属收录范围，需相关单位提供相应稿件，具体请参照《2024年年鉴材料收集清单》（附件4）。

（二）供稿原则

撰写文稿要注意把握本单位和学校工作的全局，力求全面准确反映2024年度学校各项事业发展情况，以及年度内发生的大事、要事、新事。文稿内容做到观点正确、文字简洁、结构合理、形式美观。

（三）供稿要求

1.各单位指派专人负责年鉴撰稿，包括对文字、表格的内容核实、格式规范、文字润色等。

2.文稿后注明“供稿人”及“审稿人”的姓名，多人分工完成可多人署名，勿署单位名称。

3.文稿格式：

（1）文件类型：Word；每一年度形成一份Word文档。

（2）字体：标题三号宋体加粗，正文小四宋体；行间距：1.5倍；表格可根据内容适当调整字号和行间距。

4.文稿经各单位年鉴审稿人审定后，以附件形式提交电子版至白婧OA平台。若遇特殊情况，请在提交时做说明。

（四）截止时间

2025年6月10日前。

业务联系人：白婧；联系电话：86332238。

档案馆

2025年4月25日