各二级学院（部）、部门：

根据《常州工程职业技术学院档案工作管理条例（修订）》（常工职院档馆〔2023〕2号）的总体要求，现对各单位2023年度应移交校档案馆的档案资料进行收集，现将有关事项通知如下：

一、归档内容

2023年1月1日-12月31日形成的既能反映学校和各单位主要活动和基本历史面貌，又对学校发展和历史研究具有重要参考作用、凭证作用、研究价值的各门类档案，即各单位在工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、录音录像、实物等。

二、归档原则

1.档案材料必须完整、真实、准确、系统，能够反映各单位活动的全过程。

2.档案材料必须遵循文件的自然形成规律，保持文件彼此间的有机联系，体现不同单位工作的特点。

三、归档要求

1.各单位负责人高度重视各类文件材料的归档工作，按照各单位归档范围和保管期限表（附件1），加强组织，统筹安排，为兼职档案员提供充分的条件和时间，确保其在归档时间内，高质高效地完成立卷归档工作。同时，主动将自己工作中形成和收到的有保存价值的文件材料交本单位兼职档案人员归档，以便日后工作查考。

2.各单位兼职档案员认真对待归档工作，审核本单位2023年度在各项工作和活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种载体的文件材料是否收集齐全、完整，重要文件是否有相应的标识（例如是否加盖单位印章和单位负责人签字，是否附件齐全，承办结果是否归档，文件用笔、打印是否符合档案要求等），复印件原则上不作归档处理。

3.各单位在加强电子文件管理的同时，将纸质稿、实物和电子文件一并移交。照片、录音、录像、幻灯片、光盘等可以直接上传至档案系统。

4.各单位按照相关规定及时移交档案，同时按照《常州工程职业技术学院部门立卷归档考核表》（附件2）中要求，将考核表由单位分管领导签字、加盖公章后，送交档案馆。

5.档案系统中各单位负责人及专（兼）职档案人员角色、权限已按附件3中人员配置，如有调整请及时告知档案馆。

6.对于归档中的疑难问题，可加入档案管理交流群（QQ群号62023202）询问，也可与档案馆直接联系。

四、归档时间

档案馆分期分批接收各类文件材料，时间安排如下：

1.5月30日前，接收党群档案、行政档案、教学档案、出版档案、外事档案、财会档案。

2.9月30日前，接收科研档案、基建档案、设备实物档案。

3.全年接收声像档案、实物档案。

业务联系人：李楣；联系电话：18252587133。

档案馆

2024年4月8日